Transfert des Archives Départementales
du Vaucluse à Avignon

La préparation conjointe des opérations nous a permis de définir les mesures spécifiques à mettre en place et de valider les processus ainsi que le planning de réalisation.

Les actions réalisées dans le cadre de cette préparation :

• Construction de matériels sur-mesure pour ce projet, adaptés aux contraintes d’accès et aux typologies de documents à déménager ;
• Construction d’aménagements sur-mesure permettant une meilleure accessibilité aux déménageurs et une sécurisation des cheminements empruntés ;
• Nettoyage complet des sols, mobiliers neufs et rayonnages ;
• Mise en place des protections des sites de départ et d’arrivée ;
• Balisage des fonds facilitant le prélèvement dans le respect de l’ordonnancement souhaité par les AD de Vaucluse.
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Les postes de travail des services départementaux situés sur 4 sites à Avignon sont transférés dans les bureaux du site MEMENTO. Cette opération concerne du mobilier (armoires, sièges, rayonnages, plantes…), des postes informatiques et des cartons, elle a donné le coup d’envoi au projet de transfert des Archives départementales et s’est déroulée en une semaine.

Les Archives départementales du Vaucluse quittent le Palais des papes après plus de 145 ans pour rejoindre un tout nouveau bâtiment à Agroparc : Memento. Ce déménagement, d’une ampleur exceptionnelle, implique le transport de 26 kilomètres de documents historiques et patrimoniaux. Conditionnée avec soin par nos équipes en armoires roulantes conçues spécifiquement pour ce projet, aux dimensions réduites afin de pouvoir circuler dans les étroits couloirs du Palais des Papes, chaque unité est transportée dans un fourgon sécurisé jusqu’à Memento, pour y être dépoussiérée par une seconde équipe puis intégrée par une troisième et dernière équipe dans son magasin définitif de conservation. Chaque geste est maîtrisé pour préserver l’intégrité des collections : les documents sont pris en main unitairement à 3 reprises et chaque fois avec un soin particulier, afin de préserver l’état des archives et éviter tout dommage physique.

L’organisation des prélèvements est anticipée chaque jour par le contremaitre, responsable et pilote du transfert : les archives, dispersées sur 3 sites et plus de 20 magasins, doivent être remises dans l’ordre des cotes avant d’être déménagées. Pour cela, nous avons spécifiquement créé et placé des milliers de balises sur les rayonnages de départ : elles permettent d’orienter les déménageurs en leur indiquant le sens de prélèvement, comme un puzzle à reconstituer.

Après 4 mois passés à Avignon, notre équipe professionnelle mixte Ligérienne, Vendéenne et Vauclusienne a déjà transféré plus de la moitié des archives, soit environ 13 000 mètres linéaires de registres, boites, tubes, plans constituant l’Histoire du département. Après une coupure bien méritée pour les fêtes de fin d’année, les déménageurs sont de nouveau en place pour continuer ce projet XXL en 2026.

Avant leur intégration à leur emplacement dédié dans les magasins de conservation, les fonds d’archives font l’objet d’un dépoussiérage minutieux, indispensable à leur bonne conservation. Cette opération est réalisée par une équipe dédiée, spécialisée en conservation préventive au moyen de matériels d’aspiration dédiés à traitement des documents fragiles. Cette étape intermédiaire permet de supprimer toutes les poussières accumulées depuis des décennies sur les boites et registres, assurant ainsi une conservation pérenne des documents dans leur nouveau lieu d’accueil.

Notre mission ne s’arrête pas simplement au dépoussiérage, car l’état sanitaire des documents est contrôlé unitairement, afin de prévenir de tout départ de contamination fongique ou toute fragilité mettant en péril la bonne conservation du document. Il s’agit là de notre devoir de conseil.

Une fois les archives intégrées dans l’ordre sur leurs tablettes de destination, une dernière opération est réalisée, clôturant ainsi l’ensemble du déplacement : il s’agit de l’enregistrement informatique du positionnement de chaque document, ce qu’on appelle le récolement. Il est coutume de dire « qu’un document non récolé est un document perdu ». Cette étape essentielle d’enregistrement de l’adresse pour chaque unité valide à la fois la bonne concordance entre les documents transférés et les inventaires existants et permet également aux agents des Archives de pouvoir travailler sereinement sur une base saine et juste.

Cette dernière étape garantit ainsi une continuité entre le Palais des Papes et Memento, le passé et l’avenir.