Gestion d’archives patrimoniales
Site annexe des Archives de Paris à Pantin
Prélèvement, transfert et réimplantation de 3 km linéaires d’archives
Dans le cadre de la réorganisation de ses sites de conservation, les Archives de Paris ont engagé une opération majeure de gestion d’archives patrimoniales avec retour et réimplantation d’archives vers leur nouveau site annexe situé à Pantin.
À l’issue des travaux d’aménagement du nouvel entrepôt de Pantin, AVIZO a été missionnée pour assurer la prise en charge des palettes constituées par notre confrère, leur transfert depuis St Cannat et Croisy Beaubourg, la mise sur rayonnages des archives et le récolement de 3 kilomètres linéaires d’archives, dans des conditions garantissant une traçabilité complète et la sécurité des collections.
Analyse des besoins
Les prestations portent sur la gestion d’archives patrimoniales actuellement conservées sur deux sites distincts, nécessitant une coordination logistique rigoureuse et une parfaite maîtrise des opérations de manutention et de suivi documentaire.
Les fonds concernés se répartissent en deux ensembles :
- des boîtes de conservation et registres, conditionnés sur 355 palettes standard filmées, stockées en Seine-et-Marne ;
- environ 16 000 plans, conservés à la fois en cartons palettisés (121 palettes) et en rouleaux stockés en armoires roulantes, situés dans les Bouches-du-Rhône.
L’enjeu principal réside dans la gestion simultanée de volumes importants, la diversité des formats (boîtes, registres, plans à plat et roulés) et l’exigence d’une traçabilité permanente, depuis les sites de stockage jusqu’à la réimplantation définitive sur rayonnages à Pantin.
La mission inclut également un récolement précis et la mise à jour des fichiers de transfert, destinés à alimenter le système d’information des Archives de Paris.
Nos solutions
Pour répondre aux exigences de cette gestion d’archives, AVIZO a déployé une méthodologie structurée couvrant l’ensemble de la chaîne opératoire :
- Étiquetage personnalisé et dépoussiérage approfondi de la totalité des rayonnages des 7 magasins de Pantin
- Pilotage et organisation des prélèvements des archives palettisées sur les deux sites de départ
- Chargement sécurisé des unités de transfert sur chacun des sites de stockage, avec contrôle des palettes et des conditionnements., dans le respect de l’ordonnancement exigé par le client,
- Transport dédié et sécurisé : par ferroutage pour les archives en provenance de St Cannat et sur route au moyen d’un véhicule semi-remorque et d’un poids lourd pour les archives en provenance de Croissy Beaubourg.
- Déchargement et acheminement maîtrisés des documents dans les espaces de conservation.
- Mise sur rayonnages des boîtes et registres, conformément au plan d’implantation défini.
- Rangement des palettes de plans selon un ordre logique, sans extraction des documents.
- Récolement exhaustif des items implantés, garantissant la conformité entre documents physiques et données descriptives.
- Rangement de la zone de travail et évacuation des conditionnements de transport
Cette opération d’envergure illustre l’expertise d’AVIZO dans la conduite de chantiers archivistiques complexes, alliant logistique, conservation préventive et gestion documentaire, au service de la sécurisation et de la pérennité du patrimoine archivistique parisien.
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