Déménagement de 205 collaborateurs
Centre de Conseil et de Service de Nantes

L’opération de déménagement réalisée pour le compte du Centre de Conseil et de Service – CCS à Nantes s’est inscrite dans un projet d’envergure visant à réorganiser et optimiser les espaces de travail de l’établissement sur une des barres majeures du site.

Confiée à nos équipes, cette mission a été préparée avec une grande rigueur afin d’assurer une transition fluide pour l’ensemble des collaborateurs concernés. Dès les premières étapes, une méthodologie précise a été mise en place, comprenant notamment la planification détaillée des mouvements, les process de déconnexion et reconnexion informatique, l’identification des zones à transférer et la coordination avec les équipes internes du client.

Le déménagement s’est déroulé en trois phases distinctes, chacune pensée pour intervenir au moment le plus opportun et limiter toute perturbation des activités du CCS.

La première phase a porté sur le déplacement de 40 collaborateurs, impliquant le transfert de leurs postes de travail, de leurs équipements informatiques et de leurs documents professionnels. Grâce à un travail préparatoire minutieux, cette étape s’est déroulée de manière fluide et dans le respect des délais.

La deuxième phase a ensuite concerné 15 collaborateurs supplémentaires, nécessitant une coordination renforcée et une présence accrue de nos équipes sur le terrain.

La troisième phase, en continuité avec les deux précédentes, a permis de transférer 150 collaborateurs et de finaliser l’ensemble du projet en consolidant les installations et en veillant à la bonne prise en main des nouveaux espaces par les équipes du CCS.

Tout au long de l’opération, nos équipes ont veillé à maintenir un haut niveau de communication et de réactivité, garantissant une prise en charge efficace des demandes du client et une adaptation immédiate aux ajustements nécessaires. L’intervention s’est déroulée sans aucun incident et a permis d’assurer la continuité d’activité du CCS, condition essentielle au succès du projet. À l’issue du déménagement, le client s’est déclaré pleinement satisfait de la qualité du service, de la disponibilité de nos équipes et du professionnalisme démontré à chaque étape.

Analyse des besoins

Le transfert des collections a exigé une gestion minutieuse des flux, des créneaux horaires et des accès, particulièrement pour les objets encombrants et les armoires roulantes. Les interventions ont été planifiées alors que le public était présent à la Médiathèque (site d’arrivée) et que les personnels des archives municipales et communautaires travaillaient dans les locaux d’Olga Saint Affrique (site de départ). Les déplacements ont donc été strictement encadrés pour garantir la sécurité des usagers et des collections sur chacun des sites.

Une fois arrivées à destination, les différentes collections ont été redistribuées sur les différents niveaux selon le plan d’implantation souhaité par le conservateur de la Médiathèque, nécessitant une coordination rigoureuse entre les équipes.

En plus de la logistique de transfert, Avizo a assuré diverses prestations essentielles pour garantir la réouverture de la communication des collections patrimoniales de la Médiathèque. Notre intervention a permis de démontrer la capacité d’Avizo à travailler dans des environnements sensibles, en conciliant rigueur technique, planification et respect des contraintes spécifiques du site. Cette phase retour, qui a suivi une première intervention en 2023 pour le transfert temporaire des collections sur le tout nouveau site des Archives Municipales et Communautaires, a impliqué de relever plusieurs défis techniques et humains.

En chiffres, ce sont :

7 600 mètres linéaires de rayonnages nettoyés : après libération à Olga Saint Affrique et avant installation à la Médiathèque ;
Le nettoyage de 484 m² de sols des circulations empruntées et des magasins libérés à Olga Saint Affrique, afin d’assurer que l’environnement ainsi libéré soit sain après le départ des collections ;
3 800 mètres linéaires de documents transférés minutieusement, avec un emballage sécurisé et une mise en rayon fonctionnelle ;
10 m³ d’objets précieux et patrimoniaux transférés selon des protocoles spécifiques ;
10 m³ de mobilier lourd transférés, en coordination étroite avec les services techniques sur site.

Nos solutions

Pour répondre aux exigences de ce déménagement retour, nous avons mis en place un plan d’action détaillé, visant à optimiser la sécurité des collections tout en respectant les contraintes logistiques et les horaires de la médiathèque :

Préparation du balisage des collections
Prélèvement et emballage soigné
Chargement et transport sécurisés
Rangement et installation sur site
Gestion de la coactivité
Suivi et reporting.

Grâce à notre accompagnement, les collections ont été intégrées dans des espaces modernisés, offrant ainsi une expérience enrichie aux usagers.

Chaque étape a été pensée pour minimiser les risques, respecter les délais et garantir la continuité de service à l’approche de la réouverture. Une communication constante avec les responsables de la médiathèque a assuré une coordination efficace des opérations dans un calendrier très contraint.