Gestion et conservation d’archives
Fonds documentaires sensibles
En raison de la confidentialité éxigée en matière de gestion et stockage d’archives, AVIZO ne peut communiquer la référence de son client dans ce secteur d’activité.
Présentation de l’opération de gestion et conservation d’archives
AVIZO, spécialiste de la gestion et de la conservation d’archives implanté à Thouaré-sur-Loire, accompagne les organisations dans la structuration et la pérennisation de leurs fonds documentaires sensibles. Cette opération illustre l’intervention d’AVIZO sur un fonds ancien, toujours actif, nécessitant une reprise archivistique complète afin de garantir sa gestion et sa communicabilité dans le temps. L’objectif était d’assurer à la fois la conformité réglementaire, la sécurisation des documents et l’optimisation de leur accessibilité, tout en s’inscrivant dans une logique d’externalisation durable et maîtrisée des archives.
Définition / Analyse du besoin
Le fonds pris en charge représentait environ 400 conteneurs d’archives regroupant plusieurs milliers de dossiers individuels cartonnés à deux volets, sous forme de livrets A4. Bien que constituées depuis de nombreuses années, ces archives demeurent toujours vivantes, car susceptibles d’être consultées à tout moment. Conservées sur différents sites sans inventaire détaillé, elles ne permettaient ni une recherche rapide ni une gestion efficace des durées de conservation, fixées à 80 ans. Un tri archivistique rigoureux et un reclassement conforme à un plan de classement précis étaient indispensables. Notre client a choisi de confier cette opération minutieuse et délicate à AVIZO.
Nos solutions / Réalisation de l’opération
Pour cette gestion d’archives, AVIZO a déployé une équipe dédiée pendant une semaine afin d’assurer la reprise complète du fonds documentaire. Les dossiers ont été analysés, triés et classés selon le plan de classement défini avec le client, fondé sur un critère chronologique. Une fois le tri réalisé, les documents ont été conditionnés dans des conteneurs d’archives normalisés de 50 cm, puis identifiés par une codification informatique par codes-barres. La mise en stock aléatoire dans les espaces sécurisés d’AVIZO garantit aujourd’hui traçabilité, confidentialité et communicabilité maîtrisée sur toute la durée légale de conservation.
